Häufig gestellte Fragen (FAQ)

• Account Sperrung
• Was tun bei Spam?
• TLSv1.2 (oder neuer) erforderlich
• Mailversand per Starface
• Zu altes System/Mail-Client
• Wechsel zwischen den verschiedenen Webclients

Account Sperrung

Problembeschreibung / Symptome

Aus Sicherheitsgründen bekommen Sie keinen Hinweis auf einen gesperrten E-Mail Account.
Je nach dem, welchen Mailclient Sie verwenden, erkennen Sie dies jedoch an folgenden Symptomen.

Webclient

Verwenden Sie den Webclient über https://mail.etes.de kann ein gesperrter Account folgende Symptome aufweisen:

Problembehebung

Um einen E-Mail Account zu entsperren, schreiben Sie uns eine E-Mail mit Informationen zu dem betroffenen Account an support@etes.de oder rufen uns an unter 0711 / 48 90 83– 0.
In Zukunft werden Sie auch über Ihren Kundenzugang auf https://my.etes.de in der Lage sein, E-Mail Accounts zu entsperren. Aktuell ist dies jedoch nicht möglich.

Ursachen

Einer Sperrung des E-Mail Accounts liegen drei Ursachen zu Grunde:

Was tun bei Spam?

Bei ETES Groupware gibt es einen von uns kontinuierlich gepflegten und stetig erweiterten Spam- und Viren-Filter. Trotz aller Bemühungen und Mechanismen kommt es dennoch manchmal vor, dass Spam- E-Mails in Ihr Postfach zugestellt werden. In solchen Situationen sind wir auf Ihre Unterstützung angewiesen, indem Sie uns diese Spam-E-Mails melden und zur Verfügung stellen.

Spam richtig melden

Falls Sie Spam erhalten, leiten Sie uns bitte die Mails als Anhang per Mail an report-spam@etes.de weiter.

Folgend verschiedene Anleitungen für das Weiterleiten der Mail als Anhang für die jeweiligen Clients:

Zimbra-Webclient

Outlook

In Outlook gibt es mehrere Möglichkeiten die betroffenen Mails als Anhang zu versenden.

1. Zum einen können Sie alle Mails markieren und dann findet sich im Reiter „Start“ neben „Weiterleiten“ unter dem Aufklapp-Pfeil die Funktion „Als Anlage weiterleiten“

2. Zum anderen ist es auch möglich, eine neue Mail zu verfassen, die betroffenen Mails zu markieren und sie per „Drag-and-drop“ in die Mail zu ziehen.

Thunderbird

1. Für das Weiterleiten einer einzelnen Mail können Sie mit durch Rechtsklick auf die Mail, dann „Weiterleiten als“ und dann „Anhang“ eine neue Mail erstellen die diese Mail als Anhang anhängen.

2. Bei mehreren Mails sieht das ein wenig anders aus. Falls Sie uns mehrere Mails haben, markieren Sie diese und dann können sie per Rechtsklick direkt die Option „Weiterleiten als Anhänge“ auswählen.

3. Ebenfalls kann man auch einfach eine neue Mail erstellen und per „Drag-and-drop“ die Mails als Anhang hinzufügen.

TLSv1.2 (oder neuer) erforderlich

Situation

Zum 1. März 2020 haben wir die für HTTPS, POP3 und IMAP verwendeten veralteten SSL/TLS-Verschlüsselungsprotokolle TLSv1.0 und TLSv1.1 deaktiviert. Zum 15. Februar 2021 haben wir die gleiche Abschaltung für SMTP (für den Versand von E-Mails über die TCP-Ports 465 bzw. 587) vorgenommen. Somit kann auf unsere authentifizierten E-Mail-Dienste seit dem 15. Februar 2021 ausschließlich über das SSL/TLS-Verschlüsselungsprotokoll TLSv1.2 (oder neuer) zugegriffen werden.

Technisch begründet wird die Mindestanforderung von TLSv1.2 z.B. durch RFC 7525 bzw. PCI DSS. Darüber hinaus haben wir die bei TLSv1.2 möglichen Cipher-Suites auf die nachfolgenden beschränkt; diese bieten alle Perfect Forward Secrecy und Authenticated Encryption und erfüllen damit die von TLSv1.3 verpflichtend geforderten Eigenschaften.

Probleme

Allerdings haben Microsoft Windows 7 SP1 und 8 als auch Microsoft Windows Server 2008 R2 und 2012 standardmäßig TLSv1.2 nicht aktiviert ist und somit schlägt unter Umständen der Zugriff auf die Groupware-Cloud mittels Microsoft Outlook fehl. Bei Microsoft Windows 8.1 und 10 bzw. Microsoft Windows Server 2016 und 2019 ist TLSv1.2 bereits standardmäßig aktiviert, so dass hierbei kein Handlungsbedarf erforderlich ist.

Ähnlich verhält es sich bei macOS (auch: Mac OS X bzw. OS X): TLSv1.2 wird erst seit macOS Sierra (10.12.6) bzw. High Sierra (10.13) unterstützt, insbesondere wenn Sie die vom Betriebssystem mitgelieferte E-Mail-Software „Mail“ verwenden.

Umgehung

Sollten Sie auf unsere Groupware-Cloud mittels Microsoft Outlook in Verbindung mit einer älteren Windows-Version zugreifen, bitten wir Sie den Microsoft Easy Fix 51044 (MSI-Datei) sowie die Registry-Anpassung (REG-Datei) einzuspielen. Starten Sie bitte nach dem Einspielen beider Anpassungen Ihr Microsoft Outlook neu; anschließend sollte der Zugriff wieder funktionieren.

Lösung

Da Microsoft Windows 7 SP1 und Microsoft Windows 2008 R2 seitens Microsoft bereits zum 14. Januar 2020 eingestellt wurden, sollte ein Wechsel auf eine neuere Windows-Version unbedingt erfolgen sollte, da Sie bereits seit zuvor genanntem Datum keine Sicherheitsupdates mehr erhalten.

Bei macOS (auch: Mac OS X bzw. OS X) wurde macOS Sierra (10.12) bereits im Oktober 2019 eingestellt und macOS High Sierra (10.13) ist im Dezember 2020 eingestellt worden. Noch ältere Betriebssystem-Versionen wie OS X El Capitan (10.11), Yosemite (10.10), Mavericks (10.9), Mountain Lion (10.8) oder Lion (10.7) unterstützen gar keine moderne Verschlüsselung. Auch hier sollte ein Wechsel auf eine aktuelle Version unbedingt erfolgen, da Sie bei diesen Betriebssystem-Versionen, teilweise bereits seit vielen Jahren, keine Sicherheitsupdates mehr erhalten.

Siehe auch

Mailversand per Starface

Die VoIP-Telefonanlage Starface nutzt in Version 6.7 das Linux-Betriebssystem CentOS 6.10 (als Nachbau von Red Hat Enterprise Linux 6.10, welches von Red Hat als Hersteller zum 30.11.2020 eingestellt wurde). Der dabei standardmäßig mitgelieferte Postfix unterstützt in der Standardkonfiguration kein TLSv1.2 für ausgehende SMTP-Verbindungen, so dass der Mailversand per SMTP über unsere E-Mail-Server nicht funktioniert.

Wichtig: Diese manuelle Anpassung ist nicht updatesicher, d.h. nach einem Update von Starface muss diese wiederholt werden - so lange, bis Starface eine neue Version veröffentlicht, die nicht mehr auf CentOS 6 basiert.

Mittels einer SSH-Verbindung mit root-Rechten können Sie mit wenigen Schritten die Postfix-Konfiguration zumindest manuell so anpassen, dass beim SMTP-Versand zumindest TLSv1.2 verwendet wird:

• postconf -e 'smtp_tls_mandatory_protocols = !SSLv2'
• /etc/init.d/postfix restart
• Test des Mailversands per Starface durchführen

Die generelle Problematik wurde auch vor der Einstellung von Red Hat Enterprise Linux 6 an Red Hat gemeldet, allerdings wurde aufgrund der Einstellung des Produkts und der oben geschilderten alternativen Konfigurationsmöglichkeit kein Update mehr hierfür veröffentlicht.

Zu altes System/Mail-Client

Allgemeine Informationen

Um bei unseren E-Mail-Diensten jederzeit eine sichere Verschlüsselung gewährleisten zu können, passen wir diese regelmäßig an die jeweils aktuellen Empfehlungen für SSL/TLS-basierte Transport-Verschlüsselungen an. Wenn Ihr Betriebssystem, Ihr E-Mail-Programm bzw. die von Ihnen eingesetzte Software veraltet ist, kann das dazu führen, dass Sie per SMTP keine E-Mails mehr über unsere E-Mail-Server versenden können. Wir empfehlen daher immer den Einsatz eines noch in der Wartung des Herstellers befindlichen Betriebssystems bzw. einer solchen Software.

Sollten Sie aus einem speziellen Grund dennoch unbedingt ein veraltetes Betriebssystem oder eine veraltete Software benutzen müssen, so finden Sie in den nachfolgenden Abschnitten einen Workaround mit der Software „stunnel“. Bitte bedenken Sie dennoch, dass Ihr veraltetes Betriebssystem bzw. Ihre veraltete Software weiterhin Sicherheitslücken haben und ein großes Sicherheitsrisiko für Sie darstellen kann! Die Nutzung eines aktuellen Betriebssystems bzw. einer aktuellen Software ist daher immer gegenüber der nachfolgend geschilderten Nutzung von „stunnel“ vorzuziehen!

Derzeit unterstützen alle Versionen von Microsoft Windows ab Version 7 bzw. Server 2008 R2 (die beide bereits seit Januar 2020 seitens Microsoft eingestellt wurden und keine Sicherheitsupdates mehr erhalten) eine aktuelle Verschlüsselung, gegebenenfalls ist hierfür die manuelle Installation optionaler Updates erforderlich:

• Cipher Suites in TLS/SSL (Schannel SSP)
• Update für Microsoft Windows 8.1 und Microsoft Windows Server 2012 R2
• Update für Microsoft Windows 8 und Microsoft Windows Server 2012
• Update für Microsoft Windows 7 und Microsoft Windows Server 2008 R2

Bei stunnel handelt es sich um eine Software zum Aufbau eines SSL/TLS-Tunnels, dieser wird zwischen unseren E-Mail-Servern und Ihrem System aufgebaut. Auf Ihrem System stellt „stunnel“ anschließend den SMTP-Dienst auf dem TCP-Port 587 bereit, so dass Sie den SMTP-Versand in Ihrer Software auf den Server „127.0.0.1“ mit Port 587 - ohne Verschlüsselung - umstellen müssen. Sollten Sie eine Anti-Viren-Software einsetzen, müssen Sie gegebenenfalls entsprechende Ausnahmen hinzufügen.

Wichtig: Auch „stunnel“ muss gelegentlich aktualisiert werden, da auch diese Software mit der Zeit Sicherheitslücken aufweisen oder veraltet sein kann. Beziehen Sie damit auch „stunnel“ in Ihre regelmäßigen Sicherheitsupdates mit ein!

Installation von stunnel

Bitte laden Sie als erstes den MSI-Installer der Software „stunnel“ unter https://www.stunnel.org/downloads.html herunter und installieren Sie diese genau wie auf den nachfolgenden Screenshots geschildert.

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Konfiguration von stunnel

Öffnen Sie die Konfigurationsdatei C:\Programme (x86)\stunnel\config\stunnel.conf (32 Bit-System) bzw. C:\Programme\stunnel\config\stunnel.conf (64 Bit-System) mit Administrator-Rechten mit einem Texteditor (z.B. notepad.exe), löschen Sie die bisherige Beispielkonfiguration und fügen Sie nur nachfolgenden Inhalt ein:

[etes-smtp]
client = yes
accept = 127.0.0.1:587
connect = mail.etes.de:465
verifyChain = yes
CAfile = ca-certs.pem
checkHost = mail.etes.de
OCSPaia = yes

Sollten Sie als E-Mail-Server statt „mail.etes.de“ derzeit „mailout.etes.de“ verwenden, verwenden Sie an dieser Stelle an beiden Stellen bitte ebenfalls „mailout.etes.de“.

Speichern Sie die Änderungen an der Konfigurationsdatei anschließend.

Führen Sie anschließend eine Eingabeaufforderung (cmd.exe) mit Administrator-Rechten aus und geben Sie die folgenden Befehle ein:

cd "\Program Files (x86)\stunnel\config"

Sollten Sie „stunnel“ auf einem abweichenden Pfad installiert haben, geben Sie natürlich hier bitte den abweichenden Pfad an.

..\bin\stunnel.exe -install

Danach erscheint, wie auf dem Screenshot angezeigt, eine Bestätigungsmeldung, welche Sie mit „OK“ wegklicken können.

Im letzten Schritt öffnen Sie bitte die Verwaltung der Dienste (services.msc) und starten Sie den Dienst „Stunnel TLS wrapper“ mit einem Rechtsklick und im erscheinenden Kontextmenü mit „Starten“.

Hat alles geklappt, stellt „stunnel“ jetzt den SMTP-Dienst auf dem TCP-Port 587 bereit, so dass Sie den SMTP-Versand in Ihrer Software auf den Server „127.0.0.1“ mit Port 587 - ohne Verschlüsselung - umstellen müssen. Sollten Sie eine Anti-Viren-Software einsetzen, müssen Sie gegebenenfalls entsprechende Ausnahmen hinzufügen.

Wichtig: Auch „stunnel“ muss gelegentlich aktualisiert werden, da auch diese Software mit der Zeit Sicherheitslücken aufweisen oder veraltet sein kann. Beziehen Sie damit auch „stunnel“ in Ihre regelmäßigen Sicherheitsupdates mit ein!

Sollten Sie Probleme haben oder die Konfiguration manuell prüfen wollen, so finden Sie im nachfolgenden Abschnitt dazu weiterführende Informationen.

Test der stunnel-Konfiguration

Mittels PuTTY oder

telnet 127.0.0.1 587

können Sie überprüfen, ob der SSL/TLS-Tunnel von Ihrem System zu unseren E-Mail-Servern korrekt aufgebaut wird.

Bei der Verwendung von PuTTY geben Sie als „Host Name (or IP address)“ die „127.0.0.1“ an, tragen als Port „587“ ein und stellen den „Connection type“ auf „Telnet“. Anschließend klicken Sie auf „Open“.

Unabhängig ob telnet.exe oder PuTTY verwendet wurden, wird Ihnen im Erfolgsfall

220 <server>.etes.de ESMTP Postfix

angezeigt, wobei der genaue Name des angezeigten E-Mail-Servers je Versuch variieren kann.

Wechsel zwischen den verschiedenen Webclients

Mit dem Update auf Zimbra 9, welches wir in der Nacht vom 25.01. auf den 26.01.2022 installiert haben, stehen Ihnen zwei Webclients zur Verfügung.

Classic: Unter Zimbra8 als Modern bekannter Webclient, der bisherige HTML-Client entfällt
Modern: Neuer Webclient, wird auch für mobile Endgeräte verwendet. Bietet aktuell noch nicht den vollständigen Funktionsumfang des Classic-Clients

Classic Client

Der Classic Client sieht wie folgt aus:

Modern Client

Der Modern Client sieht wie folgt aus:

Auswahl des Clients beim Login

Sie können zwischen den beiden Clients direkt beim Login auswählen:

Wechsel vom Classic zum Modern Webclient

Um von Classic zum Modern Webclient zu wechseln klicken Sie rechts oben bitte auf den Pfeil hinter Ihrer E-Mail-Adresse und wählen dann bitte "Modern Web Client" aus:

Wechsel vom Modern zum Classic Webclient

Um vom Modern zum Classic Webclient zu wechseln klicken Sie bitte rechts oben auf das Zahnrad und wählen dann bitte "Classic Web App" aus: